Paluu toimistolle – näin huolehdimme toimitiloista

”Korona-aikana siivousta on jopa lisätty, koska normaalin siivousrytmin lisäksi kosketuspintoja on puhdistettu enemmän”, Turun virastotalosta vastaava Senaatin kiinteistöpäällikkö Petri Nurmio kertoo.

Hän vastaa siitä, että Senaatin Länsi-Suomen alueen toimitilat ovat aina käyttökunnossa. Turun virastotalossa Nurmio tilaa palvelut eri toimijoilta ja johtaa koko palveluverkostoa. Näin ei ole suinkaan kaikissa valtion omistamissa toimitiloissa, vaan Senaatin sijaan vastuu esimerkiksi siivouksesta voi tapauskohtaisesti olla asiakkaalla, joka on itse tehnyt siivoussopimuksen palveluntuottajan kanssa.

”Turun virastotalossa on paikalla huoltomies arkipäivisin, siivouksesta huolehditaan jatkuvasti ja aulapalvelut ja vartiointi ovat käynnissä normaaliin tapaan. Tiivis yhteistyömme on toiminut moitteettomasti myös korona-aikana. Koronarajoitusten aikanakin tiloissa on ollut mahdollisuus tehdä sellaisia töitä, joita ei voi muualla tehdä. Kukin virasto on huolehtinut turvaväleistä esimerkiksi poistamalla osan työpisteistä käytöstä”, Nurmio kertoo.
Virastotalossa työskentelee monta eri virastoa tai toimijaa: aluehallintovirasto, ELY-keskus, TE-palvelut, Maanmittauslaitos, Digi- ja väestövirasto, Business Finland, Fimea, Ruokavirasto, Taike ja Museokeskus.

Eri puolilla Suomea on työpaikalle paluusta omat ohjeistukset, jotka noudattavat aluehallintoviraston määräyksiä ja THL:n ohjeita. Riippumatta siitä, missä päin maata Senaatin toimitiloissa työskentelee, kiinteistöhoidon ammattilaiset varmistavat, että tilat ovat valmiina käyttäjille, kun toimistolle on aika palata.

Huollon kohdevastaava, huoltomies, siivouksen kohdevastaava, ravintoloitsija ja aulapalveluiden vastaava kertovat, miten tiloista huolehditaan esimerkiksi Turun 20 000 neliön kokoisessa virastotalossa, jossa eri toimijoiden työntekijöitä on noin 1 000.

Sisäolosuhteista pidetään huolta

”Olemme huoltaneet kiinteistöä koko korona-ajan normaalin suunnitelman mukaan – rakennuksesta on pidettävä huolta, vaikka siellä ei olisikaan ihmisiä. Huolehdimme erityisen hyvin siitä, että rakennuksen sisäolosuhteet ovat kunnossa. Olemme tehneet ilmanvaihtokoneiden normihuollot kaksi kertaa vuoden aikana. Suodattimien puhdistus ja vaihtaminen kuuluvat myös säännölliseen työhömme. Sisäolosuhteiden puolesta ihmiset voivat palata töihin vaikka heti”, kertoo huollon kohdevastaava Janne Kuortti RTK-Palvelut Oy:stä.

”Ilmanvaihtokoneet myös imuroidaan ja pyyhitään säännöllisesti. Ilmanvaihto pidetään jatkuvasti päällä, vaikka tiloissa olisi normaalia vähemmän käyttäjiä”, huoltomies Arto Pinta RTK-Palvelut Oy:stä jatkaa.

Jos käyttäjä huomaa Turun virastotalon tiloissa jotakin korjattavaa, hän saa nopeasti yhteyden huoltoon, koska talossa on käytössä helppo, älypuhelimella toimiva ilmoitusjärjestelmä.

Tasopinnat puhdistetaan ja käyttövettä juoksutetaan

”Siivousta ei ole koronan ja etätyöajan aikana vähennetty piiruakaan, vaikka tiloja on käytetty vähemmän. Pölyjen pyyhkiminen ja pintojen puhdistaminen kuuluvat päivittäiseen siivousohjelmaan. Olemme siivonneet enemmän kaikkia yhteiskäytössä olevia tiloja ja pintoja, kuten tauko- ja wc-tiloja. Nyt olemme voineet panostaa myös päivällä isoihin töihin, kuten mattojen pesuun. Normaalisti teemme tällaiset työt iltaisin”, siivouksen kohdevastaava Eerika Setälä Coor Oy:stä kertoo.

”Niin huoltomiehet kuin me siivoojatkin juoksutamme vettä säännöllisesti kaikista hanoista ainakin kerran viikossa. Näin ei pääse syntymään tilannetta, että vesi seisoisi putkistoissa pitkiä aikoja.”

Setälä on huomannut, että työntekijät ovat noudattaneet huomaavaisesti korona-aikana tilojen toimintaohjeita.

”Minua ilahduttaa, että ihmiset huolehtivat osaltaan hygieniasta: käsiä pestään usein ja sairastaessa pysytään kotona. Jotta paluu työpaikoille on turvallista, siihen tarvitaan sekä meitä ammattilaisia että kaikkien työntekijöiden omaa panosta.”

Yhteiset lounashetket turvallisesti

Aitiopaikka-ravintola on Turun virastotalon työntekijöiden kohtaamispaikka, jossa on lounasaikaan käynyt vilske ja vipinä. FresCo Ravintolat Oy:n varatoimitusjohtaja Laura Avikainen uskoo iloisen lounastunnelman vielä palaavan 300-paikkaiseen ravintolasaliin.

”Iloksemme voimme kertoa, että olemme avanneet ovet jälleen elokuussa. Meillä on pätevä ja osaava keittiöhenkilökunta, joka tekee ruokaa suurella sydämellä – turvallisesti. Keittiössämme pidetään aina huolta hygieniasta, eikä kukaan tule töihin sairaana”, Avikainen kertoo.

”Avarassa ravintolasalissa on helppo pitää turvavälit, mutta tarvittaessa voimme myös rajoittaa paikalla olevien määrää. Tilojen siisteydestä pidämme hyvin huolta, kuten ennenkin: pinnat puhtaana ja paikat siistinä. Toivomme toki, että ihmiset huolehtivat edelleen käsihygieniasta – käsidesiä on varmasti tarjolla jatkossakin.”

Virastotalossa työntekijöitä on vastassa aulapalveluista vastaava Marketta Luotolinna ja Avarn Security Oy:n muut aulapalvelun ja vartioinnin työntekijät. Hän kannustaa kaikkia tutustumaan omaan toimitilaan ja sen turvallisuusohjeisiin jälleen uusin silmin työpaikalle palatessa: etätyössä on saattanut unohtua, miten yhteisissä tiloissa toimitaan turvallisesti.

Senaatin toimitiloissa järjestetään säännöllisesti turvallisuuskävelyjä, jonka aikana tutustutaan talon turvallisuuteen eri näkökulmista. Luotolinna suunnittelee ja järjestää Turun virastotalon turvallisuuskävelyt ja kannustaa kaikkia osallistumaan niihin.

”Turvallisuuskävelyllä kierrämme taloa ja kerromme esimerkiksi pelastussuunnitelmasta, palokelloista ja sammuttimien käytöstä. Täällä on käytössä myös defibrillaattori eli sydäniskuri ja tutustumme senkin ohjeisiin. Jaamme myös hyviä vinkkejä arkiseen tietoturvaan ja kerromme henkilökunnan palveluista. Kun työntekijät syksyllä palaavat, olemme valmiina vetämään kierroksia niin usein kuin tarve vaatii.”

Avi palaa koronan jälkeen moderniin monitilaan

Lounais-Suomen aluehallintovirastolla on Turun virastotalossa juuri uusittu, moderni monitilaympäristö noin sadalle työntekijälle: sähköpöydät, ergonomiset tuolit ja lisänäytöt. Tiloissa työskentelee kaikkiaan noin 140 henkilöä, joihin kuuluu väkeä myös Etelä-Suomen sekä Länsi- ja Sisä-Suomen aveista.

”Kaikki eivät mahdu yhtä aikaa työpisteille, mutta sellaista ei ole odotettavissakaan. Valtionhallinnossa on linjattu että etätyö on tulevaisuudessa yhdenveroinen työskentelymuoto läsnäolotyön rinnalla. Avissa on mahdollista myös kokoaikainen etätyö”, avin ylitarkastaja Kari Holsti kertoo.

Holsti työskentelee Suomen eri aluehallintovirastojen toimitilahallinnossa Turun virastotalosta käsin. Hän tekee tiivistä yhteistyötä senaattilaisten kanssa ympäri maata.

Aluehallintovirastojen (avi) ylijohtajat linjasivat toukokuussa, että etätyö ja monipaikkainen työ ovat kaikissa kuudessa avissa mahdollista myös koronan jälkeen. Suomessa on kuusi aluehallintovirastoa, ja töitä voisi jatkossa tehdä tarvittaessa myös toisen avin alueella.

”Tilojen käyttö muuttuu monitilaratkaisujen myötä entistä joustavammiksi. Kun työpisteet ovat nimeämättömiä, voi tarvittaessa työskennellä melkein missä tahansa toimistoistamme. Henkilöstön työnteon tavat monipuolistuvat siis huomattavasti”, Holsti sanoo.

Vinkit paluuseen toimistolle

Me Senaatilla vastaamme, että rakennuksen ilmanvaihto, huonelämpötilat, valaistus ja säädöt ovat kohdillaan, ilmanvaihto ja tekniset järjestelmät on huollettu ja toimivat moitteettomasti.

Jos vastaat toimitiloista varmistathan, että…

• sopimasi palvelut, kuten siivous, ovat hoidossa ja tilat siistit, kun toimistolle paluu alkaa.
• langattomat verkot ja muut ict- ja av-järjestelmät sekä työpisteiden kalusteet ja taukotiloissa kahviautomaatit ovat toimintakunnossa.
• paluu työpaikalle kannattaa tehdä vaiheittain.

Toimiston käyttäjänä muistathan

• pitää työpisteet ja tilat siisteinä ja tasot puhtaina papereista ja irtotavaroista, jotta siivooja pystyy puhdistamaan pinnat kunnolla. Vie biojätteet taukotilojen jäteastioihin, ei työtilojen roskiksiin.
• pitää riittävät etäisyydet esimerkiksi kokoustiloissa. Huolehdi edelleen hyvästä käsihygieniasta. Näin kausiflunssatkin pysyvät paremmin kurissa.
• tehdä palvelupyynnöt matalalla kynnyksellä senaattila.fi-palvelun kautta tai asiasta vastaavalle taholle.