Modernit työtilat ja valtion palvelut saman katon alla – Joensuun virastotalo yhteisenä työympäristönä
5 min
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
Senaatti-kiinteistöjen toteuttamassa peruskorjauksessa Joensuun virastotalo muutettiin kymmenen valtion viraston nykyaikaiseksi yhteiseksi työympäristöksi. Nykyaikaisten työtilojen lisäksi virastotaloon toteutettiin valtion toimijoiden yhteinen palvelupiste, yhteiskäyttöinen kokous- ja aulapalvelualue aulapalveluineen sekä työkahvila. Ensimmäisen kerroksen yhteinen palvelupiste keskittää Digi- ja väestötietoviraston, Maanmittauslaitoksen ja TE-toimiston asiakkaiden asioinnin samaan osoitteeseen.
Digi- ja väestötietoviraston, Maanmittauslaitoksen ja TE-toimiston lisäksi kiinteistöä käyttävät Palkeet, Pohjois-Karjalan ELY-keskus, Tulli, Itä-Suomen aluehallintovirasto, Taiteen edistämiskeskus, Business Finland sekä Kilpailu- ja kuluttajavirasto.Joensuun virastotalon tilat taipuvat moneksi. Digi- ja väestötietoviraston tilat ovat todistaneet jo kymmenittäin rakkaustarinoita.
Yhteiskäyttöisyys parantaa tilankäytön tehokkuutta ja pienentää hiilijalanjälkeä
Joensuun uusi virastotalo oli ensimmäinen maakuntien keskuskaupunkien virastotalo, jossa on yhteiset työympäristöt ja yhteinen palvelupiste. Virastotalo on osa valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistusta, jonka tavoitteena on koota valtion käyntiasiointi yhteisiin palvelupisteisiin vuoteen 2030 mennessä ja samalla tehostaa valtion tilankäyttöä, kun virastojen työntekijät siirtyvät työskentelemään yhteisiin työympäristöihin.
Joensuun nykyaikaisia työnteon tapoja tukeva monitilaympäristö tarjoaa monipuolisesti erilaisia työtiloja hiljaisesta yksilötyöskentelystä palavereihin ja ryhmätyöhön. Valtaosa tiloista on virastojen yhteiskäyttöistä tilaa, ja kaikkiaan virastotalossa on työtilat noin 600 henkilölle.
Toimistotiloissa on hyödynnetty henkilöstön ottamia valokuvia. Neuvotteluhuoneissa voi sukeltaa niin talviseen lumimaisemaan, tyyneen järvimaisemaan kuin kallioiseen vesiputoukseenkin.Viihtyisä työkahvila soveltuu taukojen lisäksi työskentelyyn ja tilaisuuksiin. Tyylikkäästä kahvilasta on tullut monen Joensuussa työskentelevän lempipaikka.
Yhteinen palvelupiste helpottaa asiakkaiden asiointia, kun palvelut ovat saatavilla samasta paikasta tehokkaasti ja vaivattomasti. Palvelupiste mahdollistaa asiakkaiden tapaamisen joustavasti, kun tilat ovat toimijoiden yhteisessä käytössä. Joensuun palvelupisteessä on yhteensä 14 huonetta, joissa asiakkaita voidaan ottaa vastaan.
Digi- ja väestötietoviraston, Maanmittauslaitoksen sekä TE-toimiston asiakkaiden asiointi on keskitetty samaan osoitteeseen. Myös Itä-Suomen aluehallintovirasto, Pohjois-Karjalan ELY-keskus ja Palkeet käyttävät palvelupisteen yhteyteen rakennettavan kokouskeskuksen tiloja asiakastapaamisiensa yhteydessä.
Nykyaikaiset työtilaratkaisut ja tekniset ratkaisut sekä tilojen yhteiskäyttöisyys eivät ainoastaan tehosta tilankäyttöä vaan myös luovat valtiolle kustannussäästöjä ja pienentävät valtion hiilijalanjälkeä. Valtio haluaa osaltaan vaikuttaa ilmastonmuutoksen torjuntaan, sillä rakennettu ympäristö vastaa huomattavasta osuudesta Suomen energiankulutusta ja kasvihuonekaasupäästöjä.
Joensuun virastotalo ei vielä täysimääräisesti vastaa palvelu- ja toimitilaverkkohankkeessa kehitettyjä asiakaspalvelu- ja toimistotilakonsepteja, sillä toistaiseksi vain osa virastoista tarjoaa palveluitaan yhteisessä palvelupisteessä. Lisäksi toimistotilat eivät ole kaikilta osin yhteisessä käytössä. Virastotalon palveluja ja tiloja kehitetään lähivuosien aikana muun muassa palautekyselyiden perusteella vastaamaan täysimääräisesti palvelu- ja toimitilaverkkohankkeen konsepteja.
Kiitosta tiloista ja turvallisuudesta, petrattavaa organisaatiorajat ylittävässä yhteistyössä
Joensuussa toteutettiin alkukesästä ensimmäinen kyselytutkimus käyttäjien kokemuksista valtion yhteisissä toimistotiloissa ja palvelupisteessä työskentelystä. Virastotalon uusiin tiloihin muuttaneista työntekijöistä yli 90 prosenttia ilmoitti kokevansa fyysiset toimistotilat viihtyisiksi ja toimiviksi.
Yhteiskäyttöisissä tiloissa jokaisella on vapaus valita itselleen sopivin paikka joustavassa monitilassa. Valinnanmahdollisuus kasvattaa työmotivaatiota ja lisää virastojen yhteistyötä. Näin syntyy vuorovaikutusta ja mukavia kohtaamisia.
Kiitosta sekä toimisto- että palvelutilat saivat kyselyssä erityisesti mahdollisuudesta tietoturvalliseen työskentelyyn ja yhdessä sovittujen pelisääntöjen toimivuudesta ja noudattamisesta. Positiivista palautetta keräsivät myös yhteisen palvelupisteen roolien toimivuus ja yhteistyön sujuvuus.
Kehitystoiveet keskittyvät kyselyn mukaan suurelta osin yhteisöllisyyteen sekä organisaatiorajat ylittävän viestinnän toimivuuteen ja kattavuuteen. Yli puolet vastaajista kokee yhteisten tilojen lisänneen jo nyt vuorovaikutusta organisaatioiden välillä. Vastaajien mukaan on tärkeä lisätä myös yhteisessä palvelupisteessä toimivien viranomaisten tietoisuutta toistensa keskeisistä palveluista, jotta asiakas osataan tarvittaessa ohjata toisen viranomaisen luo.
Monitilaympäristö ei syrjäytä ihmisten vuorovaikutusta – se itse asiassa luo sille entistä enemmän mahdollisuuksia. Viihtyisät kohtaamispisteet ja yhteiset tilat ruokkivat ideoita ja verkostoitumista yli organisaatiorajojen.
Virastotalon aurinkopaneeleilla voidaan tuottaa sähköä yli 30 000 kWh vuodessa
Joensuun virastotalon peruskorjauksessa uusittiin koko talotekniikka – ilmanvaihto, vesi- ja viemäriputket ja sähköt – sekä rakennuksen salaojat, perustusten kosteuseristykset, vesikatot ja ikkunat. Sisäolosuhteita kehitettiin parantamalla ääniseristystä, akustiikkaa ja lämpöolosuhteita.
Peruskorjauksen yhteydessä virastotalon katolle asennettiin aurinkovoimala. Sen aurinkopaneeleilla voidaan tuottaa sähköä noin 31 000 kWh vuodessa. Määrä vastaa noin neljää prosenttia virastotalon vuotuisesta sähkönkulutuksessa ja käytännössä noin kahden nykyaikaisen omakotitalon vuotuista sähkönkulutusta.
Virastotalon aurinkovoimala on mitoitettu siten, että kiinteistö pystyy hyödyntämään kaiken aurinkopaneelien tuottaman sähkön. Kiinteistön hiilijalanjäljen pienentämisen lisäksi aurinkosähköllä saadaan pidemmällä aikavälillä myös taloudellisia hyötyjä, sillä ostoenergian tarve vähenee.
