Vero ja MML yhteisiin tiloihin Porvoossa – ”Ensin kirpaisi, nyt olemme yksi työyhteisö”
5 min
Yhteiskäyttöiset tilat mietityttivät alkuun Porvoon virastotalossa, mutta nyt verovirkailijat ja maanmittaajat tuntevat jo ylpeyttä ja iloa moderneista työtiloistaan. Verohallinnon Pirjo Vainio ja Jonna Karlsson sekä Maanmittauslaitoksen Saija-Mariia Ropponen kertovat, miten mittava muutos on sujunut korona-ajan keskellä.
Porvoon valtion virastotalon toisesta kerroksesta avautuva näkymä on verosihteeri Pirjo Vainiolle tuttu. Neljännesvuosisadan hän seurasi vuodenaikojen vaihtelua omasta työhuoneestaan, aina siitä lähtien, kun Tulliportinkatu 1:ssä sijaitseva virastotalo valmistui vuonna 1994.
Nyt entisen koppikonttorin seinät ovat kaatuneet ja paikka on kokenut täydellisen muodonmuutoksen. Vainio sai ympärilleen valoisan monitilaympäristön ja kymmeniä uusia työkavereita, kun Porvoon Verohallinnon 60 ja Maanmittauslaitoksen 35 työntekijää muuttivat elokuussa 2020 yhteisiin tiloihin.
”Hyvähän tästä tuli. Uudet tilat ovat kauniit ja viihtyisät. Toki muutos oli suuri. Aluksi ajatus omista työhuoneista luopumisesta kirpaisi, riemunkiljahduksia ei juuri kuulunut. Epäiltiin, kuinka työnteko tulee onnistumaan toisen viraston kanssa”, Vainio muistelee ensimmäisiä tunnelmia.
Alkuhämmennyksen jälkeen asiat sujuivat yllättävän pehmeästi. Muutosta helpotti se, että Veron väki muutti remontin alta väistöön Maanmittauslaitoksen silloisiin tiloihin.
”Yhteinen aika maanmittareiden kanssa helpotti muutokseen sopeutumista. Vaikka olimme väistötiloissa eri kerroksissa, kahvihuoneessa syntyi luontevia ja mukavia kohtaamisia. Oli aikaa tutustua toisiimme ja sulatella tulevaa.”
Verosihteeri Pirjo Vainio vie päivän päätteeksi läppärinsä omaan lukolliseen lokerikkoonsa toimistolle hankitussa huopalaukussa, johon mahtuvat työpäivän oleelliset tarvikkeet (yläkuva). MML:n tietopalveluasiantuntija Saija-Mariia Ropponen vaihtaa kuulumisia Veron Pirjo Vainion kanssa (alakuva).
”Yhteinen työkulttuuri on vasta syntymässä”
Maanmittauslaitoksen tietopalveluasiantuntija Saija-Mariia Ropponen oli mukana hankkeen projektiryhmässä MML:n toimipaikkaryhmän puheenjohtajana.
”Toimin viestinviejänä henkilöstön ja johdon välillä sekä kävin ihmisten kanssa lukuisia keskusteluja. Muutosprosessi oli pitkä ja siihen liittyi valtavasti huomioitavaa – ensiksi piti esimerkiksi selvittää, toteutuuko tietoturva, jonka varmistaminen on molemmille virastoille erittäin tärkeää.”
Maanmittauslaitoksen henkilöstö työskenteli aiemmin Veron tavoin omissa työhuoneissaan. Toisin kuin Senaatti-kiinteistöjen omistamassa virastotalossa toiminut Verohallinto, maanmittarit olivat vuokralla yksityisellä kiinteistönomistajalla.
MML:n Saija-Mariia Ropponen kiittelee, kuinka jouhevasti muutos toteutui. ”Meillä on todella hyvä työyhteisö ja auttamisen henki. Kukaan ei jäänyt seisomaan tumput suorina, vaan yhteen hiileen puhaltamalla hanke saatiin vietyä hienosti läpi.” (vas. yläkuva) MML:n toimitilapäällikkö Elina Aaltonen ja Saija-Mariia Ropponen sanovat henkilöstön olevan tyytyväisiä uuteen työympäristöönsä. ”Toki yhteiset pelisäännöt hioutuvat vasta korona-ajan jälkeen, kun tilanne normalisoituu.” (oik. yläkuva) Saija-Mariia Ropponen on oppinut jo hyödyntämään toimistolla ollessaan erilaisia työskentelytiloja.
”Kun ajatus yhteiskäyttöisyydestä esiteltiin, ilmassa oli totta kai pientä epäröintiä. Jotkut kokivat, että vähintään oma nimetty työpiste olisi miellyttävin vaihtoehto – monitilassahan nimettyjä paikkoja ei ole. Nyt muuton jälkeen moni on sanonut arvostavansa uuden työympäristön joustavuutta. On mukavaa, kun voi itse päättää, minkälaisessa tilassa ja äänimaailmassa kulloinkin haluaa työskennellä”, Ropponen kertoo.
Työt uusissa yhteiskäyttöisissä tiloissa ovat lähteneet poikkeuksellisesta ajasta huolimatta hänen mukaansa käyntiin sujuvasti ja hyvissä tunnelmissa.
”Toki korona sekoitti tilannetta: suurin osa meistä on ollut muutosta lähtien pääosin etätöissä. Emme ole vielä kunnolla päässeet opettelemaan yhteisten tilojen käyttöä, luomaan pelisääntöjä ja yhteistä työkulttuuria.”
Verosihteerit Jonna Karlsson ja Pirjo Vainio nauttivat kupposen kuumaa tyylikkäässä kahviossa, joka on virastotalon kolmannen kerroksen sydän.
”Työergonomia parempi kuin kotikonttorissa”
Verosihteeri Jonna Karlsson on vastannut parin tunnin ajan kaupunkilaisten verokyselyihin toisen kerroksen vetäytymishuoneessa. Seuraavaksi hän suuntaa kolmanteen kerrokseen kahvitauolle kollegansa Pirjo Vainion kanssa.
”Uudet tilat ovat raikkaat ja toimivat, ja kolmeen suuntaan avautuvat ikkunat tuovat kerroksiin valoisuutta. Olen tehnyt pääosin etätyötä, mutta kotona ei ergonomia ole samalla tasolla. Täällä monitilassa käytössä on sähköpöytä, kaksi näyttöä, näppäimistö ja työtuoli hyvillä säätömahdollisuuksilla”, Karlsson sanoo.
Sekä Karlsson että Vainio työskentelevät muutaman päivän kuukaudesta virastotalon ensimmäisen kerroksen asiakaspalvelussa. Maanantaisin sekä tiistaisin asiakastilat ovat Veron käytössä ja torstaisin sekä perjantaisin MML:n.
Yhteiskäyttöisissä tiloissa toimivat Porvoon Vero ja MML näyttävät nyt mallia muillekin valtion virastoille (yläkuva). Veron Jonna Karlsson ja Pirjo Vainio odottavat aitoja kohtaamisia ja tutustumista maanmittareiden kanssa. ”Voimme varmasti oppia molemmat toisiltamme paljon samalla, kun luomme uutta yhteistä työkulttuuria.” (alakuva)
Molemmat tekevät pääosin töitä toisessa kerroksessa, joka onkin pyhitetty yksinomaan työskentelyyn erilaisine vyöhykkeineen. Kolmannessa kerroksessa on kahvio, naulakot, henkilökohtaiset säilytyskaapit sekä runsaasti kokoustiloja. Neljännessä kerroksessa on puhelinpalvelun tilat ja pari rauhallista vetäytymistilaa.
”Aiempi työpaikkani oli avokonttorissa, joten minulla ei ollut samoja sopeutumishaasteita kuin omissa työhuoneissaan olleilla kollegoillani. Koin, että muutosprosessi sujui sulavasti ja henkilöstöä kuultiin avoimesti”, Jonna Karlsson sanoo.
Veron ja MML:n väki toivoi yhteiskäyttötilaan omia ”kotipesiä”, joissa pystyy keskustelemaan luottamuksellisistakin asioista. Kotipesät tulivat toiseen kerrokseen, jossa molemmilla virastoilla on yhteisellä päätöksellä sovitut omat alueensa.
Vaikka moni asia vaatii vielä paljon yhteistä ajattelua ja toimintamallien käytäntöön tuomista, Veron Vainio ja Karlsson sekä MML:n Ropponen ovat yhtä mieltä siitä, että raja-aita virastojen välillä on mennyttä.
”Olemme ihan aidosti yksi työyhteisö. Odotamme, että koronatilanne on ohi ja pääsemme järjestämään koko porukalla vihdoin tupaantuliaiset.”
