Senaatti-konsernin asiakaskyselyiden rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja Senaatin Asema-alueet Oy
Senaatti-kiinteistöt ja Senaatin Asema-alueet Oy
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
kirjaamo@senaatti.fi
Puolustuskiinteistöt
Isoympyränkatu 10, PL 1, 49401 Hamina
kirjaamo@puolustuskiinteistöt.fi
Puhelin: +358 294 833 203
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste
Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja Senaatin Asema-alueet OY (SAA OY) tekevät asiakaskyselyjä asiakasorganisaatioille, joiden yhteydessä voidaan käsitellä henkilötietoja. Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja SAA Oy ovat tässä selosteessa kuvatun henkilötietojen käsittelyn osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) 26 artiklan tarkoittamia yhteisrekisterinpitäjiä.
Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR artikla 6.1e).
3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Kyselyjen yhteydessä voidaan käsitellä vastaajien (asiakasorganisaatioiden henkilötietoja), sekä esim. rekisterinpitäjien työntekijöiden henkilötietoja. Kyselyt voidaan kohdistaa tunnistetuille henkilöille (esim. sähköposti tai puhelu).
Asiakaskyselyjen lähettämistä varten tarvitaan seuraavia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelinnumero. Nämä tiedot saadaan lähtökohtaisesti rekisterinpitäjien Asiakasrekisteristä (CRM).
Asiakkaiden antamat vastaukset voivat sisältää henkilötietoja (esim. rekisterinpitäjien tai työntekijöiden). Avoimien tekstipalautteiden analyysissä voidaan hyödyntää tekoälysovelluksia.
Vastaukset annetaan pääsääntöisesti anonyymisti. Jos vastaaja haluaa yhteydenottoa, tai osallistua palkinnon arvontaan, tulee hänen antaa seuraavat henkilötiedot: etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelinnumero, kotiosoite (vain arvonnoissa).
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisterinpitäjien Asiakasrekisteristä, muut tarvittavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään hänen vastatessaan kyselyyn.
Vastaukset kyselyihin kerätään rekisterinpitäjien kyselysovelluksilla, tai esim. puhelin- tai videohaastatteluilla.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Kyselyjen tiedot tallentuvat rekisterinpitäjien kyselysovelluksiin. Pääsy tietoihin on kyselyiden vastuuhenkilöillä. Kyselysovellusten ylläpitotehtäviä hoitavat rekisterinpitäjien alihankkijat.
6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kyselyjen tiedot tallentuvat rekisterinpitäjien kyselysovelluksiin. Pääsy tietoihin on kyselyiden vastuuhenkilöillä. Järjestelmät ja niiden tiedot on suojattu pääsynhallinnalla.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit
Vastukset säilytetään viisi (5) vuotta. Arvontaa varten kerätyt henkilötiedot poistetaan, kun arvonta on suoritettu.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (oikeus saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle.