Onko työtilassa liian viileää? Vai paloiko lamppu? Palautteen antaminen Senaatin tiloista on nyt entistä helpompaa: tilojen käyttäjä voi skannata kännykällään seinässä olevan QR-koodin ja kertoa puutteesta. Tieto tehtävästä ja tilasta menee suoraan kiinteistönhoitajille, ja ongelma saadaan korjattua nopeasti.
Senaatti-kiinteistöt kerää asiakkaidensa palautteita ja toiveita monin tavoin, jotta valtionhallinnon työntekijät voivat työskennellä turvallisissa, toimivissa ja terveellisissä työympäristöissä. Nyt tilojen käyttäjien arjesta on tehty entistä sujuvampaa, sillä Senaatin asiakkaat voivat ilmoittaa työtiloissa havaitsemistaan puutteista helposti ja nopeasti uuden QR-palvelun avulla.
Senaatin ylläpidon asiantuntija Jenna Mustonen kertoo, että palvelupyynnön voi tehdä QR-koodilla nyt myös nimettömänä palveluun kirjautumatta.
”Haluamme tarjota asiakkaillemme parhaat mahdolliset olosuhteet ja edellytykset viihtyä ja tehdä työtään. Jos työntekijä huomaa jonkun puutteen työympäristössään, ongelmasta kertominen on entistä vaivattomampaa jättämällä palvelupyyntö suoraan tilasta QR-koodin avulla”, Senaatin ylläpidon asiantuntija Jenna Mustonen kertoo.
Senaatti on pilotoinut vuoden 2021 aikana helppoa palvelupyyntöä erityyppisissä kohteissa, usean asiakkaan tiloissa. A5-kokoisia QR-kooditauluja on asennettu yli 4 000 kappaletta lähes 50 rakennukseen eri puolille Suomea. Ensimmäiset koodit otettiin käyttöön helmikuussa.
”Uutta palvelussa on, että asiakas voi ilmoittaa työtilassaan olevasta pulmasta halutessaan nimettömänä. Palvelun käyttö ei siis vaadi erillistä kirjautumista. Uskomme, että kynnys ilmoittaa puutteista alenee entisestään, kun QR-koodin voi skannata muutamassa sekunnissa palveluun kirjautumatta. Palvelupyynnössä voi toki kertoa yhteystietonsa, jos haluaa seurata työn etenemistä”, Mustonen sanoo.
”Seiniin kiinnitetyt QR-koodit ovat tilakohtaisia eli asiakkaan ei tarvitse kertoa, missä tilassa ongelma on. Jos lamppu on palanut neuvotteluhuoneessa, henkilö skannaa seinällä olevan koodin. Palvelupyyntö linkittyy tilaan, josta pyyntö jätetään ja kiinteistönhoito tulee vaihtamaan lampun oikeaan huoneeseen.”
Helppo palvelupyyntö toimii kaikkien Senaatin jo olemassa olevien työkalujen rinnalla eikä korvaa mitään käytössä olevaa palvelua tai ilmoituskanavaa. QR-palvelun tehtävänä on ennen kaikkea varmistaa, että asiakkaiden arki sujuu entistä mutkattomammin.
”Uusien QR-koodien asentaminen työtiloihin on nopeaa ja asiakkaalle täysin maksutonta. Koodin skannaamiseen voi käyttää työpuhelinta, omaa henkilökohtaista puhelinta tai vaikka tablettia, jos siinä on QR-koodin lukemiseen tuki. Uusissa puhelimissa tuki on sisäänrakennettu, mutta QR-koodin lukijan voi myös ladata sovelluskaupasta. Lisäksi vaihtoehtona on erilaiset selaimen avulla käytettävät lukijat. Tilankäyttäjää opastetaan koodien käyttöön, kun ne on asennettu kohteeseen”, Jenna Mustonen sanoo.
Senaatin omistuksessa on yli 9 000 rakennusta, ja niissä työskentelee 70 000 henkilöä.
”Pilotin aikana 80 prosenttia QR-koodeista onkin asennettu tiloihin, joissa henkilökunta on ollut koko ajan töissä.”
Asiakas voi jättää QR-koodilla joko palvelupyynnön tai vastata kyselyyn. Palvelu toimii suomen lisäksi ruotsiksi ja englanniksi.
Ilahduttavaa palautetta – tulevaisuudessa rajattomat mahdollisuudet
Uutta palvelua ovat pilotoineet muun muassa Espoon Otaniemen poliisihallituksen uudet toimitilat ja Turun Virastotalo. Senaatti on kysynyt palvelun käyttäjiltä ensivaikutelmia QR-koodilla toimivasta palvelukanavasta sekä koodin käytön helppoudesta.
”Vastaukset ovat olleet ilahduttavan positiivisia. Lähes 74 prosenttia vastaajista on ollut erittäin tyytyväisiä uuteen palveluun, ja 75 prosenttia on pitänyt itse QR-koodin käyttöä helppona”, Jenna Mustonen kertoo.
Asiakkaat ovat käyttäneet uutta QR-palvelua kiitettävän aktiivisesti: noin 40 prosenttia kaikista pilottikohteiden palvelupyynnöistä on tullut QR-koodin kautta. QR-palvelupyynnöstä on saatu jo riittävästi palautteita ja kokemuksia, jotta pilottivaiheesta voidaan jatkaa eteenpäin.
”Kun QR-koodeja on helmikuusta lähtien kiinnitetty yli 4 000 eri tilaan, vuoden 2022 aikana tavoitteenamme onlaajentaa toimintaa entisestään.”
Mustonen toivoo, että uusi palvelu näkyy tulevissa asiakastyytyväisyyskyselyissä entistäkin tyytyväisempinä asiakkaina.
”Mahdollisuudet QR-palvelun kehittämiseen ovat rajattomat. Seuraavaksi pilotoimme pelastussuunnitelman lisäämistä QR-koodin kautta avattavaksi, ja ensi vuonna otamme ensimmäiset Puolustuskiinteistöjen kohteet pilotointiin. Oma visioni on, että joskus tulevaisuudessa QR-koodista löytyisi kaikki kiinteistöä koskeva tarpeellinen tieto. Asiakkaat näkisivät siitä esimerkiksi, kuinka aulapalvelut toimivat ja mitä lounasravintolassa on tänään tarjolla.”
